BAŞKANLIĞIMIZ
FAALİYETLERİMİZ
Üniversitelerde; 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede yer alan Komptrolörlük Dairesi Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile birleştirilerek İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlıkları kurulmuştur.
Başkanlığımız; Satın Alma Birimi, Maaş ve Tahakkuk Birimi, Destek Hizmetleri Birimi, Taşınır Kayıt Kontrol Birimi, Genel Evrak Birimi ve Sivil Savunma Birimi şeklinde örgütlenmiştir.
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞININ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Görevleri:
1) Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,
2) Bağlı birimlerin faaliyetlerini denetleyerek neticelerini Genel Sekretere ileterek bilgi akışını sağlamak,
3) Birimin işlerinin en az masrafla, tespit edilmiş kalite, miktar ve zaman standartları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak üzere, bağlı personeli sürekli ve süreli olarak denetlemek.
4) Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek,
5) Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak ve çizelgelemek. Rutin işlerin formlara bağlanmasına, işlerin basitleştirilmesine çalışmak,
6) Birimdeki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek,
7) Astlar için gerekli yönlendirmeyi yapmak, astların işlerini koordine etmek, gerektiğinde yardımcı olmak.
8) Üniversitenin ihtiyacı olan ve birimlerce talep edilen taşınır ve taşınmaz malların, araç, gereç ve hizmetlerin cari mevzuata göre satın alma,
9) Rektörlükle ilgili birimlerin temizlik hizmetlerinin yürütülmesini ve denetlenmesini sağlamak, nöbet raporlarının incelenmesini ve değerlendirilmesini, güvenlik görevlilerinin görev, yer ve sürelerini belirten aylık nöbet listelerinin hazırlanmasını ve kontrol edilmesini sağlamak,
10) Aylık bütçe harcamalarının kontrolü ve içinde bulunan günün mali durumunun incelenmesini, gerektiğinde ilgili yerlere bilgi verilmesini sağlamak, düzenlenmesini sağlamak,
11) Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
12) Bağlı personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerini kontrol etmek,
13) Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslara olan borçları takip etmek.
14) Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Yetkileri:
1. Başkanlığına ilişkin görevlerin, Rektörlükçe uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbir alma, uygulama,
2. Görevlerin daha sağlıklı, süratli ve verimli olarak yürütülmesi için ihtiyaç duyacağı yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Genel Sekretere önerilerde bulunmak,
3. İhtiyaç duyduğu konularda yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Genel Sekretere önerilerde bulunma,
4. Rektörlük bütçe, satın alma, ayniyat, bakım, genel hizmetler, haberleşme ve evrak işlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyduğu yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için önerilerde bulunma yetkisi,
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Sorumlulukları
Üniversite mevzuatı ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, karar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Genel Sekretere karşı sorumludur.
YAPILANMA
Başkanlığımız; 1 Daire Başkanı, 2 Şube Müdürü, 1 Şef, 8 Bilgisayar İşletmeni, 1 Şoför, 2 Tekniker, 1 Teknisyen, 3 Memur kadrosunda olmak üzere Daire başkanlığımızda görev yapan toplam 18 personelimiz bulunmaktadır. Bunun haricinde 80 ‘i Güvenlik görevlisi ve 76’sı Temizlik personeli, 9’u kaloriferci olmak üzere toplam 165 sürekli işçi personeli bulunmaktadır.
SATIN ALMA BİRİMİ
Üniversitemizin, Enstitü, Fakülte ve Meslek Yüksekokullarından gelen, Rektörlük Makamınca Uygun görülen makine teçhizat, mamul mal alımı ile üniversitemizin yakacak, Hizmet alımı (temizlik işçileri) ,güvenlik hizmet alımı ihalelerini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na uygun olarak ihale yoluyla satın almak yine üniversitemizin elektrik su ücretlerini ödemek, ayrıca özel bütçeyle İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bütçesinde yer alan diğer ödeneklerin Rektörlük makamının bilgisi dâhilinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na uygun olarak harcamak.
4735 sayılı Sözleşme Kanunu’na uygun olarak sözleşmelerini akdetmek. Vize işlemi gerektiren limitlerdeki harcamaların vizelerini yaptırmak, ihale sonucu ilanı gerektiren limitlerdeki ihaleleri Kamu İhale Kurumuna bildirerek ilanını gerçekleştirmek.
Pazarlık ve Doğrudan temin limiti içerisinde bulunan alımları yine 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na uygun olarak temin etmek. Ayrıca 4734 sayılı Kanunun 62/ı maddesi de belirtilen ve yine 4734 sayılı Kanunun 22/d ve 21/f bentleri uyarınca bütçenin %10 luk Kanuni limiti takip etmek ve aşmamasını sağlamak. 4734 sayılı Kanunu 22/d ve 21/f bentleri uyarınca yapılan harcamaların, elektronik ortamda Kamu İhale Kurumuna göndermek.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve yılın bütçe Kanunu gereği İdari ve Mali İşler daire Başkanlığının bütçesinin yıllık harcama programını hazırlamak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına vermek.
Harcama programı, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından onaylandıktan sonra, programa uygun olarak harcamaları ve ödenek takibini yapmak.
Bunun dışında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Sözleşme Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, Analitik bütçe sistemi gibi konularda çalışmalar yapmak ve bu konuları içeren dokümanlar hazırlamak, bu çalışmaları Başkanlığımıza bağlı diğer birimlerle paylaşmaktır.
MAAŞ-TAHAKKUK BİRİMİ
Maaş İşlemleri
1. Her ayın 15’inde Üniversite personelinin maaşlarının tahakkuku için gerekli koordinasyonu sağlamak,
2. Rektörlüğe bağlı İdari ve Akademik personelinin maaş işlemlerini gerçekleştirmek,
3. Emekli kesenekleri ile ilgili merkezi çalışmayı gerçekleştirmek
4. Maaş ödemesi yapılan Rektörlüğe bağlı İdari ve Akademik personelinin emekli keseneklerinin ve karşılıklarının bildirimini yapmak,
5. Rektörlük Makamında görevli personelin fazla mesai ücretlerinin tahakkukunu gerçekleştirmek,
6. Vizesiz geçici işçilerin işlemlerini yürütmek (işe giriş, ayrılış, maaş),
Tahakkuk İşlemleri
1. Satın Alma Şube Müdürlüğünden gelen satın alma evraklarının tahakkukunu yapmak,
2. Rektörlüğe bağlı birimlerde görev yapan personellerin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerine dair yolluk bildirim ve ödemelerini hazırlamak. Belediye ve TEDAŞ’a ait faturaların kontrol ve takibini yapmak üzere ödeme evraklarını hazırlamak, ön ödeme işlemlerine dair evrakları hazırlamak. Resmi araçlara ait takip sistem ödemeleri ve telefon abonelik ve kullanım ödeme evraklarını hazırlamak.
DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ
1. Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin temizlik işlerinin yapılmasını sağlamak.
2. Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin güvenlik işlerinin yapılmasını sağlamak.
3.Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin taşıt araçlarının sevk ve idaresini gerçekleştirmek.
4.Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin telefon santral hizmetlerini yürütmek.
TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
1. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
2. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
3. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
4. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
GENEL EVRAK BİRİMİ
1. Üniversitemize gelen evrakları Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile kayda almak, sevk sürecinin tamamlanmasını müteakip fiziki olarak ilgili birime teslim etmek,
2. Kurum dışına fiziki ortamda gönderilecek evraklar ile Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adreslerine gönderilecek evrakları muhataplarına iletmek,
3. Kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslardan gelen evrakları teslim almak, teslim alınan evrakların genel kontrolü yapıldıktan sonra EBYS’ye kaydını yaparak sevkini sağlamak, Rektörlük Makamınca görülmesi gereken evraklaro ise makama arz etmek,
4. EBYS ortamında oluşturulmuş ve KEP adresi olan kurum dışı evrakların KEP gönderimini gerçekleştirmek,
5. Fiziki ortamda kurum dışına gönderilecek evrakları inceleyerek teslim almak,
6. Postaya verilecek evrakların posta türüne, ağırlığına ve yurt içi, yurt dışı olmasına göre posta ücretlendirme işlemini yapmak,
7. EBYS üzerinden posta (APS, adi posta, iadeli taahhütlü) ve kargo işlemlerini yapılan evrakları PTT’ye ve anlaşmalı kargo servisine teslim etmek,
8. PTT’ye teslim edilen evrakların EBYS üzerinden kapatma işlemlerini yapmak,
9. Gönderimi yapılan ve kurum dışından gelen EBYS’ye kayıtlı evrakların takibini yapmak,
10. Posta giderlerini aylık düzenlemek.
Fiziki Yapı
